بخشنامه ثبت و اصلاح تردد کارکنان و ممنوعیت ثبت دستی خارج از ضوابط

شماره: ۱۱۴۱۸۷۴۳

تاریخ: ۱۴۰۵/۰۵/۲۶

با توجه به ضرورت ثبت دقیق و منظم تردد کارکنان و به‌منظور ایجاد وحدت رویه در فرآیند ثبت، کنترل و اصلاح تردد، همچنین با عنایت به ضوابط و محدودیت‌های تعریف‌شده در سامانه ثبت تردد، مقتضی است موارد زیر از تاریخ ابلاغ این بخشنامه، به‌طور دقیق مورد توجه و اجرا قرار گیرد:
۱- کلیه همکاران محترم موظف‌اند ترددهای خود را در روزهای کاری، شخصاً و در زمان مقرر، به‌صورت دقیق و صحیح در سامانه ثبت تردد درج نمایند. مسئولیت صحت، دقت و کامل بودن اطلاعات ثبت‌شده بر عهده شخص می‌باشد.
۲- با توجه به تنظیم دسترسی ثبت تردد برای هر یک از کارکنان، مجموعاً ۴ مرتبه امکان استفاده از ثبت تردد برای هر فرد پیش‌بینی شده است که این ظرفیت در طول دوره مربوطه، به‌صورت حداکثر یک مرتبه در هر روز قابل استفاده خواهد بود. همچنین در هر مرتبه، صرفاً امکان ثبت یکی از ترددهای ورود یا خروج وجود دارد؛ به این معنا که در صورت ثبت ورود، امکان ثبت خروج و در صورت ثبت خروج، امکان ثبت ورود از طریق همان دسترسی وجود نخواهد داشت. لذا ضروری است کلیه همکاران در استفاده از ظرفیت مذکور، نهایت دقت را به عمل آورند.
۳- بدیهی است اتمام ظرفیت مجاز ثبت تردد، ثبت اشتباه ساعت، فراموشی ثبت تردد و یا عدم ثبت به‌موقع تردد توسط کارمند، به‌خودی‌خود مجوزی برای ثبت تردد به‌صورت دستی توسط اداره کل منابع انسانی نخواهد بود.
۴- از تاریخ ابلاغ این بخشنامه، هرگونه مکاتبه یا درخواست موردی از سوی واحدها یا کارکنان مبنی بر ثبت دستی تردد یا اصلاح ساعت تردد، صرفاً بر اساس اعلام ساعت موردنظر یا اعلام ساعات متغیر، قابل پذیرش و اقدام نخواهد بود. با توجه به اینکه ساعات کاری جاری کارکنان، حسب مورد، از ساعت ۷:۰۰ لغایت ۱۳:۰۰ و ساعات کاری معمول از ساعت ۷:۳۰ لغایت ۱۵:۳۰ می‌باشد، درخواست‌هایی از قبیل ثبت یا اصلاح تردد با اعلام ساعات متفاوت و موردی، بدون وجود اختلال سیستمی احرازشده توسط این اداره کل، قابل ثبت نخواهد بود.
۵- ثبت یا اصلاح دستی تردد توسط اداره کل منابع انسانی صرفاً در مواردی امکان‌پذیر خواهد بود که اختلال سیستمی احراز و وقوع آن به تأیید مراجع ذی‌ربط یا مسئول سامانه رسیده باشد. در این موارد نیز درخواست مربوطه باید مستند به علت اختلال و تاییدیه مربوطه بوده و از طریق مجاری اداری تعیین‌شده ارسال گردد.
۶- در مواردی که عدم ثبت تردد ناشی از ((فراموشی، سهل‌انگاری، عدم توجه به ظرفیت مجاز ثبت تردد، ثبت نادرست و یا عدم استفاده صحیح از سامانه باشد))، اداره کل منابع انسانی مجاز به ثبت تردد دستی یا اصلاح آن جهت جبران موارد مذکور نخواهد بود.
۷- مسئولان محترم واحدها ضمن اطلاع‌رسانی دقیق مفاد این بخشنامه به تمامی کارکنان، بر حسن اجرای آن نظارت لازم را معمول فرمایند و از ارسال مکاتبات و درخواست‌های فاقد شرایط فوق به اداره کل منابع انسانی اجتناب نمایند.
در پایان تأکید می‌گردد اجرای این رویه با هدف ساماندهی فرآیند ثبت تردد، جلوگیری از ثبت‌های موردی و غیرقابل کنترل، افزایش دقت اطلاعات تردد و ایجاد وحدت رویه در کلیه واحدهای دانشگاه صورت می‌پذیرد. لذا خواهشمند است دستور فرمائید مفاد این بخشنامه به نحو مقتضی به کلیه کارکنان ابلاغ و از تاریخ ابلاغ، به‌طور کامل رعایت گردد.
بدیهی است مسئولیت هرگونه مغایرت یا عدم ثبت تردد ناشی از عدم رعایت موارد فوق، بر عهده فرد ذی‌ربط خواهد بود.