بخشنامه تکمیلی در خصوص اطلاع رسانی شماره شناسه پرسنل قراردادی دانشگاه

شماره بخشنامه:   155/59155

تاریخ :   1396/3/6

پیرو بخشنامه شماره ۵۶۴۰۶/‏۱۵۵‬ مورخ ۰۲/‏۰۳/‏۹۶‬ در خصوص جمع آوری مدارک پرسنل قراردادی دانشگاه، با عنایت به تماس‌های مکرر همکاران در خصوص مفاد بخشنامه مذکور، موارد به شرح زیر، جهت شفافیت موضوع ابلاغ می‌گردد:

۱- حسب دستورالعمل اخذ شماره شناسه پرسنل، کلیه کارکنان قراردادی و قراردادی خدماتی می‌بایست برای دریافت شماره شناسه اقدام نمایند.
۲- اخذ شماره شناسه برای کلیه پرسنل الزامیست و هیچ ارتباطی با موضوع تبدیل وضعیت استخدامی ندارد.
۳- با توجه به مدارک مورد نیاز، اولویت جمع آوری و ارسال مدارک با کارکنان گروه الف یعنی پرسنل استخدامی قبل از سال ۱۳۹۰ می‌باشد.
۴- منظور از آخرین مدرک تحصیلی، مدرکی است که در حکم قرارداد سال ۹۵ قید شده است لذا از ارسال مدرک تحصیلی که به هر دلیل هنوز در احکام پرسنل اعمال نشده است، خودداری شود.
۵- نظر به این که در حال حاضر تعداد زیادی عضو قراردادی با سنوات بالا در دانشگاه خدمت می‌نمایند، ولیکن در خصوص بند ۳ گروه الف بخشنامه مذکور، فقط تصویر قرارداد انجام کار معین در سال ۱۳۸۹ با مهر برابر اصل و مهر کارگزینی دانشگاه برای این دسته از پرسنل کافیست و به احکام سال‌های قبل از ۸۹ ایشان نیازی نیست.
۶- منظور از آخرین قرارداد انجام کار معین در بند ۴ هر دو گروه الف و ب، تصویر حکم قراردادی سال ۹۵ می‌باشد.
۷- برای اخذ تاییدیه دارای یک سال اعتبار از تاریخ صدور با ذکر عنوان قراردادی کارمعین مشخص و با مهر و امضا اصل، می‌بایست هر واحد نامه‌ای برای مدیریت محترم گزینش دانشگاه تهیه و صرفاً اسامی پرسنل قرادادی و قرارداد خدماتی استخدامی بعد از سال ۱۳۹۰ آن واحد را اعلام نماید.
نکته بسیار مهم این است که در نامه استعلام از گزینش، می‌بایست بالاترین مقام هر واحد به عنوان تأیید کننده و مدیرکل منابع انسانی و امور رفاهی به عنوان امضا کننده انتخاب شوند.
۸- در خصوص بندهای ۷ و ۸ گروه ب یعنی تصویر مصوبه هیأت امنا، مجوز و...، با پیگیری این اداره کل مقرر گردیده موضوع مذکور در دستور جلسه هیأت امنای محترم دانشگاه قرار گیرد و پس از تأیید، مراتب ابلاغ خواهد شد. لذا شایسته است واحدها تا زمان صدور این مجوز، نسبت به جمع آوری و آماده سازی سایر مدارک پرسنل خود اقدام نمایند.
۹- برای پرسنل قراردادی که مشمول مجوز آزمون ادواری می‌باشند، مدارک شماره شناسه قبلاً جمع آوری شده است، لذا از ارسال مدارک این افراد خودداری گردد.
۱۰- با توجه به این که مدارک اخذ شماره شناسه با مدارک تبدیل وضعیت استخدامی متفاوت است لذا ارسال مدارک درخواستی برای کلیه پرسنل قراردادی که مشمول رأی ۵۵۵ بوده‌اند و قبلاً توسط واحدها معرفی شده‌اند، ضروری می باشد.

رعایت نکات مهم زیر نیز الزامیست:
۱- برای مراجعه پرسنل ذی نفع به شعب تأمین اجتماعی جهت دریافت ریز واریز بیمه، از تاریخ اولین به کارگیری تا کنون با تأیید (مهر و امضا) سازمان تأمین اجتماعی، به معرفی نامه رسمی از سوی واحد محل خدمت فرد نیاز است.
۲‌- چنانچه همکاران مایل باشند سوابق بیمه‌ای خود را از سایت سازمان تأمین اجتماعی پرینت نمایند، لازم است سوابق به تاریخ روز پرینت و توسط اداره کل امور مالی دانشگاه مهر و تأیید شود. (پرینت سوابق قدیمی توسط وزارت علوم تأیید نمی‌شود)
توجه: پیشنهاد می‌شود به منظور جلوگیری از پراکندگی کار و پیشگیری از سرگردانی پرسنل محترم، کلیه سوابق بیمه به صورت یک جا جمع آوری شده و یک نفر نماینده از واحد مربوطه، جهت درج مهر امور مالی به دفتر معاونت مالی دانشگاه واقع در طبقه چهارم سازمان مرکزی مراجعه نماید.
۳- در خصوص احکام پرسنلی هر دو گروه، درج مهر منابع انسانی و امور رفاهی در ذیل کلیه احکام الزامیست. لذا کلیه احکام نیز (در ازای هر پرسنل ۲ حکم قراردادی) به صورت یک جا جمع آوری شده و یک نفر نماینده از واحد مربوطه، جهت درج مهر به دفتر مدیریت این اداره کل واقع در طبقه اول سازمان مرکزی مراجعه نماید.

نحوه جمع آوری و تحویل مدارک:
۱- پس از جمع آوری مدارک با رعایت شرایط فوق، لازم است به ترتیب اعلام شده از ردیف ۱ تا ۵ برای گروه الف و از ردیف ۱ تا ۸ برای گروه ب، به صورت خوانا اسکن و به صورت مجزا و الزاماً در یک فایل PDF با حجم حداکثر ۴ مگا بایت به ازای هر فرد، که نام فایل کد پر سنلی فرد باشد، تهیه گردد.

به عنوان مثال: اگر یک دانشکده دارای ۲۲ نفر عضو قراردادی استخدامی قبل از سال ۱۳۹۰ و ۳۵ نفر عضو قراردادی و قراردادی خدماتی بعد از سال ۱۳۹۰ باشد، می‌بایست یک CD یا DVD حاوی ۲۲ فایل مطابق فرمت مذکور با عنوان "استخدامی قبل از سال ۱۳۹۰" و یک CD یا DVD حاوی ۳۵ فایل مطابق فرمت مذکور با عنوان "استخدامی بعد از سال ۱۳۹۰" به دفتر مدیریت منابع انسانی و امور رفاهی تحویل نماید.
لازم به ذکر است کلیه مدارک درخواستی به شرحی که گذشت، به صورت یکجا و کامل (لیست کلیه پرسنل + CD یا DVD مدارک) با الویت گروه الف پذیرفته می شود، لذا از ارسال مدارک ناقص (مغایر با لیست آمار پرسنل) و یا مکاتبات متوالی افراد از قلم افتاده خودداری گردد.
بدیهی است به مدارکی که ناقص و یا مطابق مقررات و فرایند فوق نباشد، ترتیب اثر داده نخواهد شد و در صورت رد مدارک توسط وزارت علوم، تحقیقات و فناوری، مسئولیتی متوجه این اداره کل نمی‌باشد.
با عنایت به این که برای ثبت اطلاعات فردی و بارگذاری مدارک در سامانه کارمند ایران فرصت محدودی در اختیار دانشگاه قرار دارد، لذا ضروریست کلیه واحدها در اسرع وقت و حداکثر تا تاریخ ۲۴/‏۰۳/‏۹۶‬ نسبت به ارسال فایل مدارک مطابق با شرایط فوق الذکر اقدام نمایند. لذا خواهشمند است دستور فرمائید این بخشنامه به نحو مناسب به اطلاع کلیه پرسنل قراردادی دانشگاه رسانده شود.