اعلام شروع ارزیابی سال ۱۳۹۵ کلیه واحدهای دانشگاه در سامانه مدیریت عملکرد
شماره بخشنامه: 155/104272
تاریخ : 1396/4/20
پیرو اطلاعیه شماره ۳۹۹۳۱۹/۱۵۵ مورخ ۲۵/۱۲/۹۵ در خصوص اعلام تغییر رویه برای ارزیابی عملکرد کارکنان در سال ۹۵ و با عنایت به مصوبات کمیسیون منابع انسانی دانشگاه و "دستور العمل اجرایی مدیریت عملکرد"، به استحضار می‌رساند سامانه "مدیریت عملکرد کارکنان" برای ارزیابی سال ۹۵ راه اندازی و آماده بهره برداری می‌باشد.
خواهشمند است دستور فرمائید کلیه کارکنان، مدیران بلافصل و مدیران مافوق ضمن مطالعه دقیق این بخشنامه و اطلاع از ضوابط و مقررات مربوط به مدیریت عملکرد کارکنان دانشگاه، به سامانه مذکور مراجعه و با توجه به راهنمای موجود در سامانه نسبت به انجام ارزیابی اقدام نمایند.
فیلم آموزشی در خصوص آشنایی کلی با "دستورالعمل اجرایی مدیریت عملکرد کارکنان" و نحوه اجرای آن به همراه فایل دستورالعمل و فایل بروشور تصویری و راهنما در صفحه اول سامانه "مدیریت عملکرد کارکنان" به نشانی: pms.ut.ac.ir موجود می‌باشد.
لازم به ذکر است از طریق "سامانه پیشخوان دانشگاه" به نشانی: my.ut.ac.ir نیز دسترسی به "سامانه مدیریت عملکرد کارکنان" امکان پذیر می‌باشد.
نکات و شرایط قابل توجه:
۱- مهلت ارزیابی از تاریخ ۲۰/۰۴/۹۶ لغایت ۰۵/۰۴/۹۶ می‌باشد، لذا شایسته است کلیه پرسنل محترم در زمان مقرر نسبت به انجام ارزیابی اهتمام داشته باشند.
تبصره ۱: در این سامانه، ارزیابی سلسله مراتبی نمی‌باشد و کلیه کارکنان و مدیران بلافصل و مدیران مافوق می‌توانند به صورت همزمان ارزیابی را انجام دهند، ولی مدیران مافوق فقط برای پرسنل زیر مجموعه خود امکان ارزیابی همزمان دارند و برای تأیید نهایی می‌بایست بعد از اتمام ارزیابی توسط مدیران بلافصل، اقدام کنند.
۲- با عنایت به دستورالعمل مذکور، ارزیابی کارکنان دانشگاه از سال ۹۶ به بعد در دو دوره ۶ ماهه و بر اساس توافق نامه عملکرد انجام می‌پذیرد.
۳- با توجه به اینکه تکمیل توافق نامه عملکرد در سامانه منوط به حضور فرد می‌باشد لذا برای ارزیابی سال ۹۵ همکارانی که در مأموریت آموزشی، مرخصی استعلاجی یا زایمان، بازنشسته در سال ۹۵ و... بوده و حضور نداشتند تکمیل توافق نامه الزامی نیست و واحدها موظف هستند نسبت به اطلاع رسانی به نحو شایسته به این دسته از همکاران اقدام نمایند.
تبصره ۲: کارکنان مشمول بند ۳ برای ارزیابی سال ۹۶، مطابق بند ۳ ماده ۲۰ "دستورالعمل اجرایی مدیریت عملکرد کارکنان" ارزیابی خواهند شد.
۴- با توجه به الزام رعایت توزیع نرمال، در صورتی که در فایل اکسل ارسالی واحدها، نام پرسنلی از قلم افتاده باشد، باید قبل از تأیید کارتابل توسط مدیران بلافصل و مافوق، مراتب به واحد ارزیابی منابع انسانی اعلام شود تا فرد مورد نظر به گروه اضافه شود در غیر این صورت، پس از تأیید نهایی مدیران، امکان تغییر، حذف و اضافه پرسنل وجود ندارد.
تبصره ۳: برای پرسنل رسمی، پیمانی و قراردادی که به هر دلیل در سامانه "مدیریت عملکرد کارکنان" ارزیابی نشوند، به دلیل رعایت توزیع نرمال، هیچ اقدامی خارج از سامانه و به صورت فرم دستی انجام نخواهد شد.
۵- توسعه فردی (تقدیر، دوره آموزشی، عضویت کارگروه و...) از سامانه ارزیابی حذف گردیده و این موارد در ارتقا رتبه شغلی کارکنان پیش بینی شده است. لذا کلیه همکاران فقط می‌بایست فرم خود اظهاری که ۱۵ امتیاز دارد را تکمیل نماید و ۸۵ امتیاز مابقی توسط مدیر اعطا خواهد داشت. با توجه به تعداد پرسنل در سطح سازمانی هر واحد، امتیاز دهی در دو گروه A و B انجام خواهد شد. (برای ارزیابی سال ۹۶ امتیاز ارباب رجوع نیز اثرگذار می‌باشد.)
تبصره ۴: چنانچه فرم ارزیابی توسط پرسنل در موعد مقرر تکمیل نشود، ۱۵ امتیاز آن، به مدیر بلافصل واگذار می‌شود و پس از تأیید مدیر مافوق و پایان مهلت ارزیابی، امکان ایجاد دسترسی برای افرادی که فرم خود اظهاری تکمیل نکرده‌اند، وجود ندارد.
۶- اعضای محترم هیأت علمی که در پست‌های اجرایی به عنوان مدیر بلافصل معرفی می‌شوند، توسط مقام بالا دستی ارزیابی خواهند شد.
۷- هر پرسنل توسط یک یا دو مدیر ارزیابی می‌شود. امتیاز مدیر بلافصل توسط مدیر مافوق تأیید یا رد می‌شود. چنانچه مدیر مافوق بخواهد امتیاز یک پرسنل را تأیید نکند، باید فرم وی را برای تغییر امتیاز (کاهش یا افزایش)، به کارتابل مدیر بلافصل عودت نماید. لازم به یاد آوری است با عودت فرم یک نفر، فرم‌های سایر پرسنل نیز به کارتابل مدیر بلافصل بازگردانده می‌شود.
تبصره ۵: در صورت اجرای بند ۶، موضوع می‌بایست توسط مدیر مافوق به مدیر بلافصل اطلاع داده شود تا ایشان مجدداً به کارتابل ارزیابی مراجعه نماید.
۸- افرادی که نمره ارزشیابی آنها در سال ۹۵ کمتر از ۷۰ باشد لازم است برنامه خود را جهت رفع کاستی‌های احتمالی که باعث کسب نمره زیر ۷۰ شده است در قالب فرم پیش بینی شده تکمیل و به مدیر بلافصل، مدیر مافوق و اداره کل منابع انسانی ارائه دهند. بدیهی است صرفاً برای سال ۹۵ در صورت دریافت فرم مذکور از این دسته از همکاران، حکم ترفیع پایه سالانه ایشان توسط این اداره کل صادر می‌گردد.
۹- برای امتیاز دهی به پرسنل در گروه‌های A و B ضروری است امتیازها از ۰ تا ۱۰۰ متغیر و متفاوت باشند و از اعطای امتیاز مشابه به کارکنان پرهیز شود.
۱۰- مدیران بلافصلی که در بخش‌هایی از واحدهای دانشگاه حداقل بین ۱ تا ۴ نفر پرسنل دارند حذف شده و این دسته از همکاران مستقیم توسط مدیر بالاتر ارزیابی خواهند شد.
۱۱- امکان دسترسی به "سامانه مدیریت عملکرد کارکنان" از خارج دانشگاه نیز از طریق سامانه "راهنمای خدمات فناوری اطلاعات" به نشانی: ithelp.ut.ac.ir و راهنمای استفاده از UTVPN میسر می‌باشد.
۱۲- کلیه کارکنان می‌توانند به منظور پیگیری جهت رفع مشکل احتمالی، از طریق "سامانه پشتیبانی خدمات فناوری" به نشانی: its 3 .ut.ac.ir در دپارتمان "مدیریت عملکرد کارکنان" درخواست خود را ثبت و نتیجه را نیز از همان روش پیگیری نمایند. بدیهی است به اشکالات یا سوالات منعکس شده خارج از سامانه مذکور، رسیدگی نخواهد شد.