بررسی و اصلاح ساختار سازمانی در سامانه پرسنلی دانشگاه

شماره بخشنامه:   155/302695

تاریخ :   1396/10/6

نظر به این که مقرر گردیده از سال جاری، ارزیابی عملکرد کارکنان دانشگاه بر اساس ساختار سازمانی مصوب در سامانه پرسنلی و بر اساس پست سازمانی افراد صورت پذیرد ساختار سازمانی کلیه واحدهای دانشگاه با همکاری اداره کل برنامه، بودجه و تحول سازمانی و مرکز فناوری اطلاعات و فضای مجازی دانشگاه در سامانه پرسنلی دانشگاه بروز رسانی شده و اطلاعات کلیه اعضای محترم هیأت علمی دارای پست‌های اجرایی و کارمندان رسمی، پیمانی، قراردادی و قرارداد خدماتی بر اساس پست سازمانی و رئیس تعریف شده منطبق با پست، در سامانه مذکور ثبت شده است.

لذا خواهشمند است دستور فرمائید کارشناسان محترم امور اداری آن واحد با مراجعه به سامانه پرسنلی نسبت به انجام موارد ذیل اقدام نمایند:

۱- از منوی گزارش‌ها گزینه"گزارش تشکیلات سازمانی - درختی" را انتخاب نموده و از ستون سمت راست پنجره باز شده گزینه" نمایش رئیس هر پست" را تیک زده و گزینه"پست‌های هیأت علمی" را غیر فعال کنند. سپس بر روی"کلیه پست‌ها" کلیک نمایند تا در سمت چپ پنجره، اسامی کارکنان به همراه پست سازمانی و رئیس هر فرد نمایش داده شود.

نکته: لازم به ذکر است می‌توان از پایین پنجره واحد سازمانی را انتخاب نمود. همچنین تهیه فایل اکسل از ساختار سازمانی موجود امکان پذیر می‌باشد.

۲- در صورتی که مغایرتی در اطلاعات نمایش داده شده با پست‌ها، افراد متصدی و مدیر بلافصل هر فرد وجود دارد، می‌بایست به روش ذیل اقدام شود:

الف- اسامی افرادی که در ساختار سازمانی مشاهده می‌شوند ولی به واحد دیگری مأمور هستند، اعلام شود.

ب- اسامی افرادی که به آن واحد مأمور هستند ولی در ساختار مذکور وجود ندارند به همراه اسم مدیر بلافصل، مدیر مافوق و تاریخ شروع مأموریت ارسال گردد.

ج - در مورد پرسنلی که در پست تخصیص داده شده فعالیت نمی‌کنند و شرح شغل دیگری دارند، می‌بایست با توجه به امور محوله و محل خدمت فرد، پست متناسب اعلام شود تا پس از بررسی، احکام مربوطه صادر گردد.

نکته: چنانچه پست متناسب بلا تصدی برای این دسته از افراد وجود ندارد، مراتب جهت بررسی و اخذ تصمیم اعلام شود.

د - در صورتی که در اطلاعات نمایش داد شده، پست افراد صحیح بوده و صرفاً محل خدمت اشتباه می‌باشد، لازم است اسامی افراد به همراه محل خدمت صحیح ارسال شود.

تذکر: به واحدهای اعلام شده خارج از ساختار مصوب موجود ترتیب اثر داده نمی‌شود.

ضروری است کارشناسان محترم امور اداری با هماهنگی رؤسا و مدیران واحدها، تغییرات احتمالی را تا پایان روز چهارشنبه ۱3/‏۱۰/‏۹۶‬ طی نامه رسمی به این اداره کل ارسال نمایند.

تاکید می‌گردد انجام ارزیابی عملکرد کارکنان در سال ۹۶ بر اساس ساختار سازمانی موجود در سامانه پرسنلی انجام می‌شود و ارزیابی کننده هر فرد، رئیس نمایش داده شده در ساختار بوده و در صورت عدم ارسال اصلاحات مذکور در مهلت اعلام شده، مسئولیتی متوجه اداره کل منابع انسانی نمی‌باشد. بدیهی است در حین اجرای ارزیابی، امکان جابجایی پرسنل یا تغییر مدیر وجود نخواهد داشت.