اعلام شروع ارزیابی سال ۱۳۹۶ کلیه واحدهای دانشگاه در سامانه مدیریت عملکرد
شماره بخشنامه: 155/63884
تاریخ : 1397/3/9
پیرو اطلاعیه‌های شماره 155/3۹۱۲۶۵ مورخ ۱۹/۱۲/۹۶ و شماره 155/1۰۰۵۴ مورخ ۲۶/۰۱/۹۷ در خصوص مشاهده و تأیید صحت اطلاعات افراد اعم از واحد سازمانی، پست سازمانی، فرم ارزیابی، نام مدیران بلافصل و مافوق در سامانه مدیریت عملکرد کارمندان و با عنایت به این که مقرر گردید ارزیابی کلیه کارکنان دانشگاه با توجه به اطلاعات موجود در سامانه پرسنلی و بر اساس احکام و ساختار سازمانی پرسنل انجام شود، به استحضار می‌رساند سامانه "مدیریت عملکرد کارمندان" برای ارزیابی سال ۹۶ آماده بهره برداری می‌باشد.
خواهشمند است دستور فرمائید کلیه افرادی که نقش مدیر بلافصل یا مافوق دارند و کلیه کارمندان رسمی، پیمانی، قراردادی و قراردادی خدماتی، ضمن مطالعه دقیق این بخشنامه و اطلاع از ضوابط و مقررات مربوط به "دستور العمل اجرایی مدیریت عملکرد"، به سامانه مذکور به نشانی: https://pms.ut.ac.ir مراجعه و با توجه به راهنماهای موجود نسبت به انجام ارزیابی اقدام نمایند.
نکات و شرایط قابل توجه:
۱- مهلت ارزیابی از تاریخ ۱۲/۰۳/۹۷ لغایت 30/۰۳/۹۷ می‌باشد، لذا شایسته است کلیه پرسنل محترم در زمان مقرر نسبت به انجام ارزیابی اهتمام داشته باشند.
تبصره ۱: در این سامانه، ارزیابی سلسله مراتبی نمی‌باشد و کلیه کارمندان و مدیران بلافصل و مافوق می‌توانند به صورت همزمان ارزیابی را انجام دهند.
۲- تکمیل فرم خود ارزیابی توسط همکاران منوط به ثبت توافق نامه (شرح شغل) می‌باشد و در صورت عدم ثبت توافق نامه، امکان تأیید فرم خود ارزیابی میسر نمی‌باشد.
تبصره ۲: مدیر بلافصل می‌تواند توافق نامه پرسنل خود را مطالعه نماید ولی تأیید آن در این مرحله از ارزیابی برای مدیر الزامی نیست.
۳- با توجه به اینکه تکمیل توافق نامه عملکرد در سامانه منوط به حضور فرد می‌باشد لذا فقط کارمندانی که حداقل دو سوم مدت دوره ارزیابی در دانشگاه حضور داشته‌اند، مشمول ارزیابی خواهند شد و افرادی که در سال ۹۶ کمتر از مدت مذکور در محل خدمت بوده‌اند در این سامانه ارزیابی نمی‌شوند. (پرسنل دارای مأموریت آموزشی، مرخصی بدون حقوق یا زایمان، بازنشسته نیمه اول سال ۹۶ و...)
تبصره ۳: کارکنان مشمول بند ۳ برای ارزیابی سال ۹۶، مطابق بند ۴ ماده ۲۰ "دستورالعمل مدیریت عملکرد کارمندان" ارزیابی خواهند شد.
۴- با توجه به الزام رعایت توزیع نرمال، شایسته است کلیه مدیران بلافصل قبل از امتیازدهی فرم ارزیابی پرسنل زیر مجموعه، از صحت و تعداد اسامی موجود در کارتابل خود اطمینان حاصل نمایند و چنانچه نام پرسنلی از قلم افتاده و یا اشتباهاً اطلاعات پرسنل دیگری در کارتابل باشد، مراتب به واحد ارزیابی منابع انسانی اعلام شود تا موضوع مورد بررسی قرار گیرد. در غیر این صورت، پس از انجام و تأیید نهایی ارزیابی توسط مدیر، امکان تغییر، حذف و اضافه پرسنل وجود ندارد.
تبصره ۴: برای پرسنل رسمی، پیمانی، قراردادی و قراردادی خدماتی که با توجه به بند ۴ بخشنامه، در سامانه "مدیریت عملکرد کارمندان" ارزیابی نشوند، به دلیل رعایت توزیع نرمال، خارج از سامانه و بعد از پایان مهلت ارزیابی، هیچ اقدامی به صورت فرم دستی انجام نخواهد شد و امتیاز ارزیابی ایشان در سطح C محاسبه می‌گردد.
۵- کلیه همکاران می‌بایست توافق نامه را ثبت و فرم خود ارزیابی که ۵ امتیاز دارد را تکمیل نمایند و مابقی امتیاز توسط مدیران بلافصل (۷۰)، مافوق (۱۰) و ارباب رجوع (۱۵) اعطا خواهد شد.
تبصره ۵: امتیاز قسمت ارباب رجوع با توجه به امتیازات و نظر دهی ارباب رجوع در سال ۹۶ از سامانه ارزیابی رضایتمندی از عملکرد کارکنان دانشگاه به نشانی: https://feedback.ut.ac.ir استخراج گردیده و ۱۵ امتیاز ارباب رجوع برای کارمندانی که فاقد نظر ارباب رجوع هستند، به نسبت سهم بین سایر ارزیابی کنندگان (خود فرد، مدیر بلافصل، مدیر مافوق) تقسیم خواهد شد.
۶- هر پرسنل توسط یک یا دو مدیر به صورت مستقل ارزیابی می‌شوند. با توجه به دستورالعمل مدیریت عملکرد کارمندان، برای ارزیابی سال ۹۶ موضوع "تأیید" یا "عدم تأیید" امتیاز توسط مدیر مافوق حذف شده و ایشان به صورت مستقل ۱۰ درصد سهم امتیاز دهی دارند.
تبصره ۶: امتیاز دهی توسط مدیری که برای کارمندان نقش" مافوق" دارد، در سامانه الزامی نمی‌باشد.
۷- امتیاز دهی ارزیابی ۹۶ با توجه به تعداد پرسنل در سطح سازمانی هر واحد، در سه سطح A ، B و C انجام خواهد شد.
۸- چنانچه فرم ارزیابی توسط پرسنل در موعد مقرر تکمیل نشود، امتیاز آن به نسبت سهم بین سایر ارزیابی کنندگان تقسیم خواهد شد و پس از پایان مهلت ارزیابی، امکان ایجاد دسترسی برای افرادی که فرم خود اظهاری تکمیل نکرده‌اند، وجود ندارد.
۹- مدیران بلافصلی که در بخش‌هایی از واحدهای دانشگاه بین ۱ تا ۴ نفر پرسنل دارند طبق بند ۱ ماده ۲۰ دستورالعمل مذکور فقط می‌توانند تا سقف ۳۰ درصد از امتیاز ارزیابی را به کارمندان خود تخصیص دهند و مابقی امتیاز به مدیر مافوق داده شده و سطح بندی این دسته از همکاران توسط مدیر مافوق انجام خواهد شد.
۱۰- امکان دسترسی به "سامانه مدیریت عملکرد کارکنان" از خارج دانشگاه نیز از طریق "راهنمای خدمات فناوری اطلاعات" به نشانی: https://ithelp.ut.ac.ir و راهنمای استفاده از UTVPN میسر می‌باشد.
۱۱- کلیه کارکنان می‌توانند به منظور پیگیری جهت رفع مشکل احتمالی، از طریق "سامانه پشتیبانی خدمات فناوری" به نشانی: https://its3.ut.ac.ir در دپارتمان "مدیریت عملکرد کارمندان" درخواست خود را ثبت و نتیجه را نیز از همان روش پیگیری نمایند. بدیهی است به اشکالات یا سوالات منعکس شده خارج از سامانه مذکور، رسیدگی نخواهد شد.