بخشنامه شروع ارزیابی عملکرد کارمندان - نیمه اول سال ۱۳۹۷
شماره بخشنامه: 155/282854
تاریخ : 1397/9/21
پیرو اطلاعیه شماره ۲۶۱۰۱۰/۱۵۵ مورخ ۰۳/۰۹/۹۷ در خصوص مشاهده و تأیید صحت اطلاعات افراد اعم از واحد سازمانی، پست سازمانی، فرم ارزیابی، نام مدیران بلافصل و مافوق در سامانه مدیریت عملکرد کارمندان و با عنایت به این که مقرر گردید ارزیابی کلیه کارکنان دانشگاه با توجه به اطلاعات موجود در سامانه پرسنلی و بر اساس احکام و ساختار سازمانی پرسنل انجام شود، به استحضار می‌رساند سامانه "مدیریت عملکرد کارمندان" برای ارزیابی نیمه اول سال ۹۷ آماده بهره برداری می‌باشد.
خواهشمند است دستور فرمائید کلیه افرادی که نقش مدیر بلافصل یا مافوق دارند و کلیه کارمندان رسمی، پیمانی، قراردادی و قراردادی خدماتی، ضمن مطالعه دقیق این بخشنامه و اطلاع از ضوابط و مقررات مربوط به "دستور العمل اجرایی مدیریت عملکرد"، به سامانه مذکور به نشانی: https://pms.ut.ac.ir مراجعه و با توجه به راهنماهای موجود نسبت به انجام ارزیابی اقدام نمایند.
نکات و شرایط قابل توجه:
۱- مهلت ارزیابی از تاریخ ۲۴/۰۹/۹۷ لغایت ۰۷/۱۰/۹۷ می‌باشد، لذا شایسته است کلیه پرسنل محترم در زمان مقرر نسبت به انجام ارزیابی اهتمام داشته باشند.
تبصره ۱: در این سامانه، ارزیابی سلسله مراتبی نمی‌باشد و کلیه کارمندان و مدیران بلافصل و مافوق می‌توانند به صورت همزمان ارزیابی را انجام دهند.
۲- در سامانه این امکان فراهم شده است که مدیران بتوانند در زمان انتخاب گزینه‌های "عالی"، "خوب"، "متوسط" و... در فرم‌های ارزیابی، نمره مربوطه را تا سقف تعیین شده، تغییر دهند.
تبصره ۲: در هر یک از گزینه‌های مذکور، چنانچه تغییری در نمره توسط مدیران انجام نشود، امتیاز تعریف شده به عنوان پیش فرض (که حداقل نمره می‌باشد) لحاظ خواهد شد.
۳- با توجه به مصوبات کمیسیون منابع انسانی دانشگاه، مقرر گردید ارزیابی عملکرد سال ۹۷ در ۲ دوره ۶ ماهه برگزار شود.
تبصره ۳: امتیازدهی فرم ارزیابی بر اساس عملکرد نیمه اول ولی توافق نامه بر اساس عملکرد نیمه دوم تکمیل شود.
۴- تکمیل فرم خود ارزیابی توسط همکاران منوط به ثبت توافق نامه (شرح شغل) می‌باشد و در صورت عدم ثبت توافق نامه، امکان تأیید فرم خود ارزیابی میسر نمی‌باشد.
تبصره ۴: چنانچه همکاران محترم بدون درج توافق نامه، فرم ارزیابی را تکمیل نمایند، امتیاز خود ارزیابی در کارنامه لحاظ نخواهد شد.
تبصره ۵: مدیر بلافصل می‌تواند توافق نامه پرسنل خود را مطالعه نماید ولی تأیید آن در این مرحله از ارزیابی برای مدیر الزامی نیست.
۵- در صورت تکمیل توافق نامه و تأیید فرم خود ارزیابی که ۵ امتیاز دارد، مابقی امتیاز توسط مدیر بلافصل (۷۰)، مدیر مافوق (۱۰) و ارباب رجوع (۱۵) اعطا خواهد شد.
تبصره ۶: چنانچه فرم ارزیابی توسط پرسنل در موعد مقرر تکمیل نشود، امتیاز آن به نسبت سهم بین سایر ارزیابی کنندگان تقسیم خواهد شد و پس از پایان مهلت ارزیابی، امکان ایجاد دسترسی برای افرادی که فرم خود را تکمیل نکرده‌اند، وجود ندارد.
تبصره ۷: امتیاز قسمت ارباب رجوع با توجه به امتیازات و نظر دهی ارباب رجوع در نیمه اول سال ۹۷ از سامانه ارزیابی رضایتمندی از عملکرد کارکنان دانشگاه به نشانی: https://feedback.ut.ac.ir استخراج گردیده و ۱۵ امتیاز ارباب رجوع برای کارمندانی که فاقد نظر ارباب رجوع هستند، به نسبت سهم بین سایر ارزیابی کنندگان (خود فرد، مدیر بلافصل، مدیر مافوق) تقسیم خواهد شد.
۶- با توجه به دستورالعمل مدیریت عملکرد، ارزیابی منوط به حضور فرد در سازمان است لذا کارمندانی که حداقل دو سوم مدت دوره ارزیابی در دانشگاه حضور داشته‌اند، مشمول ارزیابی می‌باشند و افرادی که کمتر از ۴ ماه در نیمه اول سال ۹۷ در محل خدمت بوده‌اند در این سامانه ارزیابی نمی‌شوند. (پرسنل دارای مأموریت آموزشی، مرخصی بدون حقوق یا زایمان، بازنشسته نیمه اول سال ۹۷ و غیره)
۷- پرسنل رسمی، پیمانی، قراردادی و قراردادی خدماتی به غیر از مشمولین بند ۵ ، چنانچه در سامانه "مدیریت عملکرد کارمندان" ارزیابی نشوند، به دلیل رعایت توزیع نرمال، خارج از سامانه و بعد از پایان مهلت ارزیابی، هیچ اقدامی به صورت فرم دستی انجام نخواهد شد و امتیاز ارزیابی ایشان در سطح C محاسبه می‌گردد.
۸- امتیاز دهی توسط مدیری که نقش" بلافصل" دارد، در سامانه الزامی است ولی تکمیل فرم ارزیابی برای مدیری که نقش" مافوق" دارد، اختیاری می‌باشد.
تبصره ۸: رعایت سطح بندی پرسنل (A، B و C) فقط توسط مدیران بلافصل انجام می‌شود.
۹- مدیران بلافصلی که در بخش‌هایی از واحدهای دانشگاه بین ۱ تا ۴ نفر پرسنل دارند طبق بند ۱ ماده ۲۰ دستورالعمل مذکور فقط می‌توانند تا سقف ۳۰ درصد از امتیاز ارزیابی را به کارمندان خود تخصیص دهند و مابقی امتیاز به مدیر مافوق داده شده و سطح بندی این دسته از همکاران توسط مدیر مافوق انجام خواهد شد.
۱۰- امکان دسترسی به "سامانه مدیریت عملکرد کارکنان" از خارج دانشگاه نیز از طریق "راهنمای خدمات فناوری اطلاعات" به نشانی: https://ithelp.ut.ac.ir و راهنمای استفاده از UTVPN میسر می‌باشد.
۱۱- کلیه کارکنان می‌توانند به منظور پیگیری جهت رفع مشکل احتمالی، از طریق "سامانه پشتیبانی خدمات فناوری" به نشانی: https://its3.ut.ac.ir/fa در دپارتمان "مدیریت عملکرد کارمندان" درخواست خود را ثبت و نتیجه را نیز از همان روش پیگیری نمایند. بدیهی است به اشکالات یا سوالات منعکس شده خارج از سامانه مذکور، رسیدگی نخواهد شد.