راه اندازی سامانه ثبت درخواست و تایید مرخصی در کل دانشگاه

شماره بخشنامه:   155/323138

تاریخ :   1397/10/26

اداره کل منابع انسانی با همکاری مرکز فناوری اطلاعات و فضای مجازی دانشگاه اقدام به استقرار سامانه ثبت درخواست و تأیید مرخصی در کل دانشگاه و حذف روش دستی و کاغذی نموده است. بدین وسیله نکات ذیل به کلیه کارکنان و مدیران محترم دانشگاه ابلاغ می گردد.

۱. از اول بهمن ماه سال جاری تنها روش ثبت درخواست انواع مرخصی روزانه برای کلیه کارکنان دانشگاه، استفاده از سامانه ثبت درخواست و تایید مرخصی می باشد. کارکنان محترم بایستی از این پس درخواست های خود را در سامانه ثبت نموده و تنها پس از تأیید آن (توسط مدیر بلافصل خود) می‌توانند از مرخصی استفاده نمایند. لذا از این تاریخ دیگر امکان ثبت درخواست های مرخصی به صورت دستی در دانشگاه  فراهم نمی باشد.

۲. از کارمندان محترم تقاضا می گردد حتی الامکان قبل از استفاده ی مرخصی، نسبت به درخواست آن اقدام نمایند. زیرا در صورت عدم موافقت مدیر بلافصل، برای کارمند غیبت ثبت می شود و از حقوق وی کسر می گردد. 

۳. آدرس سامانه ثبت درخواست و تایید مرخصی /http://utta.ut.ac.ir:446 می باشد.

۴. نام کاربری و رمز عبور کارمندان و مدیران بلافصل متعاقباً از طریق پیامک و ایمیل اطلاع رسانی خواهد شد.

۵. کارکنان محترمی که درخواست های کاغذی خود را از ابتدای سال تاکنون به مسئولین واحد خود داده اند ولی هنوز در سامانه ثبت نشده است، می‌توانند این درخواست ها را مجدداً در سامانه ثبت و به تأیید مدیران بلافصل خود برسانند.

6. بازه زمانی درخواست تأیید مرخصی‌های سال جاری تا پایان سال 97 می‌باشد. از ابتدای سال ۱۳۹۸ به بعد کارکنان حداکثر تا یک ماه بعد از زمانی که به مرخصی رفته‌اند فرصت دارند تا درخواست خود را در سامانه ثبت نموده و به تأیید مدیر بلافصل خود برسانند و پس از گذشت یک ماه عدم کارکرد ایشان به صورت غیبت در سامانه منظور خواهد شد.

7. دسترسی تغییر به مرخصی ها و ماموریت های ثبت شده در سال ۱۳۹۶ و ماقبل آن، به صورت کامل از همه مسئولین حضور و غیاب گرفته شده است و در صورتی که نیاز به تغییر اطلاعات سال‌های قبل باشد این درخواست ها از طریق واحد مربوطه  به صورت کتبی  حداکثر تا پایان سال 97 به اداره کل منابع انسانی دانشگاه ارسال شود  و پس از بررسی و تأیید آن در اداره کل منابع انسانی به صورت متمرکز قابل اعمال در سامانه خواهد بود.

8. کلاس آموزشی نحوه استفاده از سامانه درخواست و تأیید مرخصی در بازه زمانی ۰۱/‏۱۰/‏۱۳۹۷‬ تا ۱۵/‏۱۰/‏۱۳۹۷‬ ‬ برای مسئولین حضور و غیاب واحدها برگزار شده است. کارکنان و مدیران محترم می توانند ضمن استفاده از راهنماهای این سامانه برای آشنایی با نحوه استفاده از سامانه، از مسئولین محترم امور اداری در واحد خود کمک بگیرند.

9. راهنماها و فیلم های آموزشی سامانه ثبت درخواست و تایید مرخصی از آدرس https://ithelp.ut.ac.ir در قسمت «اطلاعیه های راهنمای کارمندان» قابل دسترسی می‌باشد.

10. چنانچه کارکنان محترم در خصوص آئین نامه مرخصی دانشگاه سئوال یا ابهامی داشته باشند، می‌توانند به امور اداری واحد خود مراجعه نمایند و اگر سئوالات ایشان در رابطه با نحوه استفاده از سامانه باشد، لازم است از طریق سامانه پشتیبانی خدمات فناوری اطلاعات به آدرس  https://its3.ut.ac.ir/fa   اقدام به ثبت تیکت نمایند یا با شماره‌های ۲۱۱۵ الی ۲۱۱۸ تماس حاصل فرمایند.

11. از مدیران و  معاونین محترم اداری و مالی واحدها درخواست می شود بخشنامه مذکور را در کنار دستگاه‌های حضور و غیاب واحد، به گونه‌ای که قابل رؤیت برای کارکنان ارجمند باشد، نصب نمایند.

12. امکان ثبت برخی درخواست های دیگر نیز در این سامانه در دست بررسی و اقدام است که در بخشنامه های تکمیلی بعدی اطلاع رسانی خواهد شد.