تعیین جانشین مدیر، ثبت مرخصی و تردد ناقص در سامانه مرخصی

شماره بخشنامه:   155/53328

تاریخ :   1398/3/4

در راستای استقرار و توسعه سامانه ثبت درخواست مرخصی و ثبت تردد ناقص ، موارد و توضیحات زیر را به استحضار کلیه مدیران و کارکنان محترم دانشگاه می رساند:

1-  تعیین جانشین مدیر: فرآیند الکترونیکی تعیین جانشین در سامانه ثبت درخواست مرخصی پیاده سازی و فعال شده است. لذا مدیران محترمی که تایید کننده مرخصی هستند، می توانند در صورت تمایل جهت تایید مرخصی ها برای یک محدوده زمانی معین، از بین کارکنان زیر مجموعه خود، الزاما فردی با پست معاون یا رئیس اداره را به عنوان جانشین انتخاب نمایند.

لازم به ذکر است در محدوده زمانی تعریف شده، کلیه درخواست‌هایی که به کارتابل مدیر اصلی می‌رود در کارتابل فرد جانشین نیز دیده می‌شود و هر دو نفر همزمان کلیه دسترسی‌های تایید یا ابطال را دارند.

مدیران محترم می توانند راهنمای نحوه تعیین جانشین در کارتابل سامانه مرخصی خود را، در آدرس زیر (بند 4) مشاهده نمایند.

https://ithelp.ut.ac.ir/fa/news/3642

2- کنترل دستگاه های کارت زنی: بررسی متمرکز و اتوماتیک کلیه دستگاه های کارتزنی، توسط نرم افزار برقرار شده است و نحوه اطلاع رسانی مشکلات احتمالی آن به فرد ذی ربط در هر واحد، متعاقبا اعلام خواهد شد.

3- استقرار کامپیوتر در واحدها: واحدهای دانشگاه موظفند حداقل یک کامپیوتر را در مکان مناسبی از واحد برای ثبت درخواست مرخصی کارمندانی که در محل کار خود دسترسی مستقیم به کامپیوتر ندارند. (مانند نگهبان ها، نیروهای خدماتی، باغبان و...) اختصاص دهند.

4- دوره آموزشی سامانه مرخصی: ضمن هماهنگی با اداره آموزش های ضمن خدمت مقرر شده است به زودی دوره آموزشی کاربری سامانه مرخصی برای افرادی که توانایی کافی برای استفاده از این سامانه را ندارند برگزار گردد. فهرست اسامی و مشخصات این افراد به اداره آموزش های ضمن خدمت اعلام شده است. زمان و مکان برگزاری این دوره متعاقبا اعلام خواهد شد. لازم به ذکر است به ویژه پس از برگزاری این دوره کلیه کارمندان موظفند شخصا درخواست مرخصی خود را در این سامانه فقط از طریق احراز هویت مرکزی ثبت نمایند. لذا اگر رمز عبور خود را در اختیار دیگران قرار دهند مسئولیت بر عهده ایشان است.

5- مرخصی بدون حقوق:

طی ماده ۶۴ آیین نامه استخدامی اعضای غیر هیأت علمی دانشگاه تهران عضو رسمی می‌تواند در طول مدت خدمت خود با موافقت واحد سازمانی ذی ربط و تأیید بالاترین مقام مسئول دانشگاه حداکثر ۳ سال از مرخصی بدون حقوق استفاده نماید.

تبصره ۱- شمول مفاد این ماده در خصوص اعضای رسمی آزمایشی اعم از اعطاء یا تمدید مرخصی بدون حقوق تا سقف ۳ سال منوط به اخذ مجوز از هیأت امنای دانشگاه خواهد بود.

تبصره ۲- بانوان عضو رسمی که همسر آنان به واسطه حکم رسمی دستگاه‌های اجرایی در مأموریت خارج از کشور به سر می‌برند می‌توانند تا پایان مأموریت همسر خود در طول خدمت حداکثر به مدت ۵ سال از مرخصی بدون حقوق استفاده نمایند.

تبصره ۳- عضو پیمانی و قراردادی در موارد ضروری و استثنایی مشروط به اینکه به برنامه‌های دانشگاه لطمه نزند، صرفاً در مدت قرارداد مجاز به استفاده از مرخصی بدون حقوق حداکثر به مدت ۴ ماه خواهد بود.

درج مرخصی بدون حقوق:

• مادامی که یک فرد مانده مرخصی استحقاقی داشته باشد، نمی تواند مرخصی بدون حقوق درخواست نماید و باید ابتدا از مرخصی استحقاقی خود استفاده نماید.
•   در صورت نیاز فرد می تواند با تایید مدیر مربوطه، تا 15روز از مرخصی استحقاقی استفاده نماید که این مرخصی به صورت منفی ثبت می شود. زیرا در واقع پیشاپیش از مرخصی استحقاقی ماه های آینده خود استفاده کرده است و در ماه های بعدی می تواند با عدم استفاده مرخصی، کم کم مرخصی منفی خود را به صفر برساند. اگر علاوه بر 15 روز منفی، باز هم فرد نیاز به مرخصی داشته باشد می تواند به یکی از دو حالت زیر مرخصی بدون حقوق درخواست کند:
• مرخصی بدون حقوق کمتر از یک ماه: کافی است فرد، در سامانه ثبت درخواست مرخصی به تعداد مورد نیازش مرخصی روزانه بدون حقوق ثبت نماید. این درخواست پس از تایید مدیر بلافصل برای تایید نهایی به معاون امور اداری کارمندان در اداره کل منابع انسانی ارسال می گردد.
• مرخصی بدون حقوق بیشتر از یک ماه: در این حالت فرد بایستی ابتدا درخواست خود را از طریق اتوماسیون همراه با انجام کلیه مراحل تسویه حساب و پیوست فرم های مربوطه به اداره کل منابع انسانی ارسال نماید. سپس در سامانه ثبت درخواست مرخصی، درخواست مرخصی روزانه بدون حقوق خود را ثبت و ارسال کند تا پس از تایید مدیر بلافصل برای تایید نهایی به معاون امور اداری کارمندان در اداره کل منابع انسانی ارسال گردد.

از مسئولین محترم واحدها تقاضا دارد دستور فرمایند نظارت و دقت کامل در این موارد داشته باشند با توجه به سامانه سپاری اصلاح موارد اشتباه میسر نخواهد بود.